Pasos para la transición de procesos de nómina interna a externa

Pasos para la transición de procesos de nómina interna a externa
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La transición exitosa de la externalización de una función interna como la administración de nómina a un tercero dependerá de factores importantes como la cooperación del personal involucrado, así como de la asociación entre la empresa y el proveedor de servicios.

Los pasos iniciales de la tercerización de nómina se constituyen de una etapa a la que se le denomina “fase de implementación” cuya meta principal es el establecimiento de la nueva organización y se constituye de al menos tres labores que deberán ejecutarse paralelamente entre la empresa y el proveedor de servicios.

-Implementación de servicios.

-Proceso de conversión.

-Gestión de cambio.

Cada una de estas labores está compuesta de funciones específicas que facilitan la transición y generan las bases para maximizar los beneficios de externalizar el proceso de nómina.

La implementación de servicios contempla cada uno de los factores relacionados a la tecnología entre los que se incluyen la conversión de sistemas, aplicaciones y la migración de datos.

Por otro lado el proceso de conversión incluirá todos los aspectos propios al diseño, adaptabilidad, análisis y prueba de cada uno de las funciones que se ejecutarán por parte del nuevo proveedor de servicios.

En la labor de gestión de cambio se considera el apoyo mutuo de ambos equipos de trabajo durante el periodo que dure la transición, se establece la capacitación requerida al personal y se generan los planes de cooperación.

Existirán casos de empresas con múltiples filiales de tamaño diverso las cuales se podrán incorporar a la planeación iniciando con aquellas de tamaño menor y que faciliten la implementación de modelos piloto brindando un panorama generalizado de beneficios y ganancias inmediatas que se puedan extrapolar a entidades mayores.

El mejor enfoque que genera la cooperación entre el proveedor de servicios y la empresa se centra en mantener una mentalidad abierta a la profundización de procedimientos en materia de nómina así como la comprensión de cada uno de las operaciones existentes ya que constituyen la base para la correcta identificación de problemas y la resolución de estos a futuro.

Los proveedores de servicio tienen como obligación el establecer una planeación detallada enumerando las habilidades y funciones que su personal puede desempeñar e incluir aquellas que requiera de su contraparte durante la fase de transición.

La pieza clave para la transición de funciones internas a externas se centra en el personal.

En GB & A Consultoría, Impuestos y Servicios Legales contamos con profesionales y especialistas en diferentes materias fiscales cuya misión es maximizar los beneficios que supone la externalización de procedimientos de nómina. Contáctanos