Guía para subcontratar procesos – Fase de transición

Uno de los aspectos primordiales que deben enfrentarse al subcontratar una función será el proceso de transición del trabajo, responsabilidades, recursos e infraestructura.

Durante esta fase es posible que se enfrenten problemas asociados a la planeación del programa de actividades, gestión del proyecto, delimitación de funciones, etc.

Un programa adecuado deberá tener bases sólidas, permitir la versatilidad, promover la identificación de problemas a través de procesos de evaluación, ser un mecanismo de escalado fuerte que vincule el compromiso entre las partes interesadas.

Un programa como el mencionado permite identificar de forma inmediata los peligros potenciales durante la fase de transición, algunos de los problemas más comunes se listan a continuación:

Peligros potenciales

-Es posible que tras subcontratar una función exista una alta tasa de rotación de personal lo que puede desembocar en la perdida de continuidad, conocimiento o experiencia adquirida. Sugiera a su proveedor de servicios evaluaciones cada cierto tiempo a fin de medir las metas alcanzadas durante el proceso de transición y la ejecución de funciones.

-Los mecanismos de comunicación entre proveedor de servicios y cliente suelen ser deficientes durante la transición de funciones, establezcan vías para el traslado de información promoviendo la entrega exitosa.

-El personal del proveedor de servicios puede desconocer gran parte de su proceso, ser de calidad deficiente o estar mal capacitado, las evaluaciones durante los primeros días de transición proveen información para identificar problemas y brindarles solución.

-Algunos proveedores no proporcionan información clara y concisa que permita medir los niveles de servicio. Realizar acuerdos entre proveedor y cliente fundamentados en la comunicación constante y evaluaciones medibles eliminará este potencial problema.

-Poca flexibilidad para reaccionar a cambios inesperados en el mercado en el plano competitivo: es necesario conocer los planes de acción del proveedor ante una posible contingencia.

-Poco control sobre los procesos de gestión y pérdida del enfoque, estos problemas suelen evitarse al establecer una estructura de gobierno para gestionar las relaciones y limitar las funciones que desempeñarán proveedor de servicios y cliente.

La problemática surgida durante el proceso de transición permite establecer nuevos procedimientos operativos o modificar los previamente contemplados. La colaboración activa entre proveedor de servicio y cliente al elaborar el programa de transición influirá en los resultados.